Der Alltag ist der entscheidende Moment
Eine Nachricht kündigt eine Rechnung an, fordert eine Anmeldung oder drängt zur schnellen Freigabe. Ob sie gefährlich ist, lässt sich im Arbeitsalltag nicht immer zweifelsfrei erkennen. Deshalb braucht ein Unternehmen einen einfachen Umgang mit Unsicherheit. Beschäftigte sollten wissen, an wen sie sich wenden können, welche Angaben helfen und was sie bis zur Rückmeldung unterlassen sollten. Eine Meldung ist auch dann sinnvoll, wenn sich der Verdacht später nicht bestätigt.
Prüfen, ohne dem Absender zu folgen
Unerwarteter Zeitdruck, ungewöhnliche Zahlungsanweisungen und Aufforderungen zur Eingabe von Zugangsdaten verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein vertrauter Anzeigename ist allein kein Nachweis für einen echten Absender. Prüfen Sie eine überraschende Bitte über einen bereits bekannten Kontaktweg, etwa eine selbst gewählte Telefonnummer. Verwenden Sie dafür nicht die Nummer aus der verdächtigen Nachricht. Öffnen Sie einen bekannten Dienst über Ihr eigenes Lesezeichen statt über den mitgesendeten Anmeldelink.
Die Meldung so gestalten, dass sie hilft
Notieren Sie Empfangszeit, Betreff und den betroffenen Arbeitsplatz. Beschreiben Sie außerdem, ob Sie bereits einen Link geöffnet, eine Datei heruntergeladen oder Daten eingegeben haben. Diese Information hilft dem zuständigen IT-Team, die nächsten Schritte einzuordnen. Leiten Sie die Nachricht ausschließlich über den vereinbarten Meldeweg weiter. Ein Verteiler an alle Kolleginnen und Kollegen verbreitet möglicherweise gefährliche Inhalte und erschwert eine geordnete Bearbeitung des Vorfalls.
Nach einem Klick nicht schweigen
Ist bereits etwas passiert, zählt eine schnelle, sachliche Rückmeldung. Ändern oder löschen Sie nicht auf eigene Faust sämtliche Spuren und probieren Sie keine weiteren Links aus. Folgen Sie dem abgestimmten Vorgehen Ihrer IT. Besprechen Sie im Team regelmäßig ein unverfängliches Beispielszenario: Wer ist erreichbar, welche Angaben werden gebraucht und wie erreicht eine Warnung die tatsächlich betroffenen Personen? Ein dokumentierter Ablauf soll im Alltag funktionieren, ohne Beschäftigte für eine ehrliche Meldung bloßzustellen.
Weiterführende Quelle: CISA: Recognize and Report Phishing.