Ziele sind wichtiger als eine fertige Einkaufsliste
Unser beschriebenes Vorgehen beginnt damit, Ziele und Anforderungen kennenzulernen. Für ein erstes Gespräch müssen Sie deshalb noch keine bestimmte Servergröße oder Produktliste festgelegt haben. Hilfreicher ist eine Beschreibung dessen, was sich verbessern soll. Werden Arbeitsabläufe häufig unterbrochen, fehlt ein Überblick über Zuständigkeiten oder steht eine Veränderung im Unternehmen an? Benennen Sie auch, was bereits gut funktioniert. So lässt sich die Ausgangslage besprechen, ohne bewährte Abläufe vorschnell infrage zu stellen.
Die vorhandene Umgebung verständlich machen
Eine einfache Übersicht über Standorte, Arbeitsplätze und wichtige Anwendungen erleichtert den Einstieg. Falls bereits Unterlagen zur Infrastruktur existieren, können diese nach Abstimmung einbezogen werden. Niemand muss vor dem Gespräch eine perfekte Dokumentation erstellen. Kennzeichnen Sie fehlende Informationen offen und nennen Sie die Personen, die einzelne Bereiche kennen. Zugangsdaten werden für ein erstes Kennenlernen nicht unaufgefordert verschickt. Der sinnvolle Umfang einer späteren technischen Bestandsaufnahme wird anhand der Aufgabe und der vorhandenen Unterlagen abgestimmt.
Interne Aufgaben und Unterstützung unterscheiden
Manche Unternehmen möchten laufende IT-Aufgaben abgeben, andere haben ein eigenes Team und benötigen Unterstützung in bestimmten Themen. Beides gehört zu den auf unserer Website beschriebenen Formen der Zusammenarbeit. Sprechen Sie an, welche Verantwortung intern bleiben soll und wo zusätzliche Kapazität oder Fachwissen gebraucht wird. Eine klare Aufgabenbeschreibung hilft beiden Seiten. Sie verhindert auch, dass aus einem Projektgespräch stillschweigend Erwartungen an eine umfassende Betreuung oder an bestimmte Reaktionszeiten entstehen.
Mit einem nachvollziehbaren nächsten Schritt enden
Am Ende des ersten Austauschs sollte klar sein, welche Fragen beantwortet sind und welche Informationen noch fehlen. Ein sinnvoller nächster Schritt kann eine abgestimmte Bestandsaufnahme, die Klärung einzelner Anforderungen oder die Prüfung verschiedener Betriebsmodelle sein. Lokal, Cloud und hybrid werden anhand der Aufgabe betrachtet. Dieser Beitrag beschreibt die Vorbereitung auf ein Gespräch und keine zugesicherte Leistung oder ein verbindliches Angebot. Umfang, Termine und Verantwortlichkeiten werden im konkreten Vorhaben ausdrücklich miteinander vereinbart.