Übergaben beginnen vor dem letzten Arbeitstag
Ein Wechsel im Team betrifft mehr als einen Benutzerzugang. Dokumente, gemeinsame Postfächer, Projektgruppen und laufende Abstimmungen benötigen weiterhin klare Verantwortliche. Beginnen Sie deshalb rechtzeitig mit einer Übersicht der Aufgaben. Welche Unterlagen müssen übergeben werden, wer übernimmt Rückfragen und welche Zugänge entfallen? Personalverantwortliche, Fachbereich und IT sollten denselben Terminstand kennen. So entsteht ein abgestimmter Ablauf, statt erst nach dem Ausscheiden nach wichtigen Informationen zu suchen.
Zugriff und Aufbewahrung getrennt betrachten
Die Entscheidung, einen Zugang zu beenden, ist nicht identisch mit der Entscheidung, sämtliche Daten zu löschen. Microsoft beschreibt verschiedene Schritte zum Sperren von Zugriffen und zur geordneten Behandlung von Postfach- und OneDrive-Inhalten. Welche Schritte passen, muss für die tatsächliche Umgebung geprüft werden. Legen Sie fest, wer auf übergebene Geschäftsdaten zugreifen darf. Fragen zu Aufbewahrung, persönlichen Inhalten und Löschung gehören in die zuständige organisatorische und datenschutzbezogene Abstimmung.
Auch Gruppen und Geräte berücksichtigen
Erstellen Sie eine Checkliste, die über das einzelne Postfach hinausgeht. Dazu können Gruppenmitgliedschaften, Eigentümerrollen, Anwendungen, Mobilgeräte und externe Dienste gehören. Prüfen Sie, ob eine andere berechtigte Person die Verantwortung für gemeinsam genutzte Bereiche übernimmt. Teilen Sie dafür nicht einfach das bisherige Passwort. Eine personenbezogene Übergabe mit nachvollziehbaren Berechtigungen macht später deutlich, wer welche Aufgabe ausführt. In hybriden Umgebungen müssen zusätzlich die maßgeblichen lokalen Identitäten und Synchronisationswege berücksichtigt werden.
Den Abschluss nachvollziehbar bestätigen
Nach dem vereinbarten Termin sollte die IT die vorgesehenen Änderungen prüfen und offene Punkte zurückmelden. Kontrollieren Sie gemeinsam mit dem Fachbereich, ob die übernommenen Dateien auffindbar sind und die erforderlichen Arbeitsabläufe funktionieren. Dokumentieren Sie die Übergabe ohne Passwörter und unnötige persönliche Inhalte. Ein sinnvoller Abschluss benennt erledigte Aufgaben, verbleibende Ausnahmen und deren Verantwortliche. Dieselbe Struktur hilft auch bei internen Rollenwechseln: Neue Rechte werden passend vergeben, alte Rechte bewusst überprüft und nicht dauerhaft angesammelt.
Weiterführende Quelle: Microsoft Learn: Remove a former employee.